The Department for Business, Innovation & Skills

Całościowym celem Departamentu była racjonalizacja portfolio budynków i zmniejszenie emisji dwutlenku węgla poprzez zmniejszenie liczby posiadanych budynków i wprowadzenie bardziej elastycznego czasu pracy dla pracowników. Jednak aby mieć szansę na zmniejszenie śladu węglowego, BIS zdała sobie sprawę, że musi być w stanie analizować wyniki eksploatacji swojej posiadłości, wykrywać trendy i wykorzystywać dane do proaktywnego zarządzania nieruchomościami. Wyzwanie polegało na tym, że dane i procesy raportowania dla całego portfolio budynków były całkowicie rozdrobnione. BIS zadbała o to, aby monitorować wydajność swoich budynków. Ich ręczne procesy zbierania danych były jednak tak złożone, że nie mieli czasu ani zasobów, aby je przetworzyć i podjąć odpowiednie działania. Proszę sobie wyobrazić opracowanie setek niespójnych arkuszy kalkulacyjnych dla 70 różnych źródeł danych w 180 budynkach. To był koszmar analityka danych. Tak więc BIS opracowała spójną strategię danych i postanowiła znaleźć całościowy system biznesowy; jedno "spojrzenie na prawdę", aby wesprzeć zarządzanie swoimi nieruchomościami. Wiedzieli, że chcą rejestrować wszelkiego rodzaju dane operacyjne, począwszy od danych o obłożeniu, statystyk dotyczących energii i odczytów liczników, aż po informacje projektowe, sprawozdawczość finansową i umowy najmu, ale dział ten miał również aspiracje do tego, aby pewnego dnia zintegrować w systemie więcej danych czasu rzeczywistego/automatycznych danych dotyczących budynków i energii. Pojawiło się pytanie, jaka technologia lub system może połączyć, wizualizować i analizować wszystkie te dane i oferować elastyczność przyszłego rozwiązania.

Maxine Oakey, kierownik ds. informacji w BIS Property Asset Management Directorate, i jej zespół przeprowadzili wiele badań rynkowych i zmniejszył obszerny zbiór organizacji do garstki potencjalnych dostawców oprogramowania i konsultantów.

Jesienią 2015 r. ICONICS przeprowadził krótką, hostowaną na chmurze Microsoft Azure prezentację koncepcji, aby zademonstrować możliwości GENESIS64™ dla rządu centralnego. BIS wybrała trzy źródła danych i w ciągu tygodnia przekonała się, że interfejsy graficzne, które ICONICS zbudował, w połączeniu z elastycznością wizualizacji arkuszy kalkulacyjnych w różnych formatach, są dokładnie tym, czego potrzebują. BIS zabrała ze sobą 7 organizacji partnerskich BIS z największym udziałem nieruchomości biurowych BIS i zdecydowała się stworzyć z ICONIC projekt , który w przypadku powodzenia mógłby zostać potencjalnie wdrożony w pozostałej części rządu centralnego.

Hostowane na chmurze Azure rozwiązanie, zapewnia zintegrowany widok wszystkich aktywów budowlanych BIS. Property Asset Managesment Team (PAM) może teraz kontekstualizować dane dla każdego budynku, w podsumowując je na graficznych interfejsach w Azure. W arkuszach kalkulacyjnych można zobaczyć liczbę obłożenia budynków, statystyki zużycia energii lub umowy najmu. Dane te są teraz dostępne za pomocą kilku kliknięć. BIS może zarządzać wszystkimi wprowadzanymi danymi za pomocą interfejsu web upload.

Wykorzystanie pamięci masowej Microsoft’s Azure Table Storage and Event oznacza, że dodawanie źródeł danych w przyszłości oraz rosnąca liczba klientów aplikacji BIS w całym rządzie nie będzie oznaczać dużych kosztów.

Wyniki były oszałamiające. BIS może teraz dostrzec i uszeregować pod względem ważności najbardziej niewykorzystane i nieefektywne energetycznie budynki wchodzące w skład 180 nieruchomości, które stara się zracjonalizować. BIS oszacowała, że zespół PAM używał kiedyś 75 procent swoich dostępnych danych na sprawdzanie ich walidacji. BIS przewiduje, że liczba ta spadnie do 15 do 20 procent. To 55 do 60 procent uwolnionych zasobów! Resztę czasu poświęca się na rzeczywiste dodanie wartości do danych, analizę trendów, formułowanie i testowanie hipotez, podejmowanie prawdziwie zweryfikowanych działań w celu poprawy nieefektywnych właściwości.

Wizualizacja ICONICS i przyszła integracja PowerBI mają zaoszczędzić BIS co najmniej jednego pełnoetatowego pracownika rocznie. Co najważniejsze, BIS przekonała się, że technologia ICONICS jest na tyle wydajna, że w momencie, gdy jest gotowa, można ją połączyć z innymi systemami lub źródłami danych, co ostatecznie daje rządowi centralnemu przyszłościową platformę.

Ambicją BIS jest, aby system ICONICS stał się standardem branżowym w całym rządzie centralnym, jak również aby dodać dane dotyczące automatyzacji budynków w czasie rzeczywistym i wprowadzić inne dane do PowerBI.